Эта статья поможет вам подготовиться к проверке воинского учета и избежать типичных ошибок, на которых «сыпятся» даже опытные кадровики. Юлия Спиркина, практикующий специалист и консультант по кадровому делопроизводству, поделилась недавним опытом прохождения такой проверки. Когда сотрудники военкомата приступили к проверке, они обратили внимание на десять ключевых моментов — именно на них чаще всего делают упор и другие комиссии. Поэтому, если вам еще только предстоит пройти этот квест, заранее проверьте участки работы, о которых рассказано в статье. Это поможет избежать неприятных последствий и пройти проверку спокойно.
План работы по воинскому учету: сверьтесь с формой Генштаба
Документ, на который обращают внимание проверяющие из военкомата, — это план работы. В плане работы на текущий год нужно обязательно проставлять отметки о выполнении. Такие же отметки должны быть проставлены и в архивных планах. Пустых строк в планах быть не должно.
В моем военкомате требуют, чтобы план работы по воинскому учету полностью соответствовал форме из Приложения № 17 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017. То есть в документе должны быть все 28 пунктов, даже если организация не ведет бронирование. Однако в некоторых военкоматах, наоборот, просят исключить пункты 12–20, если бронирование не осуществляется. Поэтому обязательно уточните требования именно вашего военкомата и оформите план в соответствии с ними — это избавит от лишних замечаний при проверке.
Еще один важный момент касается приказа об организации работы по воинскому учету — он должен быть в актуальной редакции. Если у вас изменились ответственные лица или работники, которые их замещают, должности или фамилии ответственных за ведение воинского учета, приказ нужно переиздать и согласовать с военкомом. При отсутствии изменений приказ об организации воинского учета на следующий год наш военкомат разрешает не переиздавать.
Нормативные документы: проверьте на актуальность
Проверьте папку с НПА. Сотрудники военного комиссариата проверяют все законы и постановления из нее на предмет актуальности их редакции на день проверки. В этой же папке должны находиться акты передачи дел по воинскому учету от ответственного к замещающему его лицу и наоборот на период отсутствия ответственного (отпуск, болезнь и т. п.).
У нашей организации также проверили картотеку с карточками формы № 10 на работников, состоящих на воинском учете. Смотрели наличие отметок о сверках и соответствие даты приема на работу, перевода на другую должность и даты направления сведений об этом в военкомат. На несколько случайно выбранных работников попросили показать сведения о приеме на работу.
Все журналы и папки по воинскому учету должны быть зарегистрированы в номенклатуре дел организации. Убедитесь, что страницы в журналах пронумерованы, прошиты, заверены подписью руководителя организации и печатью
Журналы по воинскому учету: имейте не только обязательные
Военкоматы внимательно проверяют журналы по воинскому учету. В нашем случае специалисты смотрели Журнал выдачи листков сообщений — обязательный для всех — и Журнал сообщений работников об изменении состояния здоровья — уже местная инициатива, но автоматически обязательная для нас. Если ваш военкомат требует вести дополнительные журналы, спорить бесполезно — лучше завести. Это может быть, например, журнал регистрации карточек формы № 10, журнал ознакомления с материалами по воинскому учету, журнал вручения повесток и другие.
Наличие таких документов в целом показывает вашу организованность, а еще — снимает вопросы у проверяющих. Кроме того, в папке № 3 у нас проверяли направленные сведения о приеме и увольнении работников, вторые экземпляры списков для сверки и архив за три года — согласованные планы работы по ведению воинского учета с отметками о выполнении, приказы об организации воинского учета и карточки формы № 18. Какие папки документов по воинскому учету могут запросить при проверке и какие документы в них нужно поместить, смотрите в таблице в конце статьи. Учитывайте, что требования к ним в регионах могут отличаться.
Места хранения документов: обеспечьте защиту
Гости из военкомата не обошли вниманием и место хранения документов по воинскому учету. Я храню такие документы в надежно запирающемся металлическом шкафу в кабинете, оборудованном охранной сигнализацией. Проверяющим такой вариант всегда очень нравится.
При каждой проверке специалисты военного комиссариата просят показать информационный стенд. В нашей организации мы его оформили по всем правилам, всю нормативку, в том числе выписки из КоАП, поддерживаем в актуальном состоянии. Брошюрки с наглядной агитацией для стенда я обычно заранее прошу в военкомате. Сотрудники военкомата оценят вашу заинтересованность и всегда поделятся материалами для стенда!
Запись о проведенной проверке сотрудники военкомата вносят в Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации. При этом всегда обращают внимание, чтобы все предыдущие записи о сверках и проверках в графе 4 были заверены подписью руководителя организации.
Убедитесь, что информационный стенд по воинскому учету содержит актуальные НПА
Чтобы успешно пройти проверку, наладьте диалог с военкоматом
Общение с сотрудниками военкомата лучше начинать задолго до проверки. Наладьте с ними деловой контакт — это поможет избежать лишних недоразумений. Проверяющие, как правило, сами заинтересованы в том, чтобы подконтрольная им организация показала хороший результат. Они охотно подскажут, какие документы вам нужно обновить или какие формы стоит добавить. Часто военкоматы делятся образцами и перечнями того, что должно быть в номенклатуре дел по воинскому учету.
По итогам нашей проверки организация получила оценку «хорошо». Следующая — через три года, но расслабляться нельзя: порядок в документах стоит поддерживать постоянно, чтобы быть готовыми к проверке в любой момент.
Обязательные папки документов по воинскому учету
кликните по картинке и увидите всю таблицу
